Muayenehanenizde izlemeniz gereken yedi kritik alan

Anahtar Performans Göstergeleri (APG) gibi bazı istatistikler, belirlenen herhangi bir zamanda muayenehanenin performansının tayin edilmesinden birincil derecede sorumlu olan faktörlerin ölçümlerini ortaya koymaktadırlar. Bu APG’lerin bilinmesi hekime muayenehanenin içinde bulunduğu durumu tam olarak görme olanağı sağlar.

Yedi önemli APG

Bir muayenehanede aşağıdaki APG’ler her haftada incelenmelidir:

-         Toplam üretim

-         Tahsilatlar

-         Alacak hesapları

-         Genel giderler

-         Yeni hastalar

-         Her bir yeni hasta için ortalama üretim

-         Her hasta için ortalama üretim

Toplam üretim

Levin Grubu’nun tecrübelerine dayanarak, yeniden organize olarak ve sistemler yürürlüğe koyarak hemen hemen tüm muayenehanelerin %30 veya daha fazla oranda büyüme potansiyeli bulunmaktadır. Etkin sistemler yürürlüğe konduğu takdirde üretim her yıl için en az %15 oranda artış göstermeye devam edecektir.

Her ne kadar hekimlerin büyük bir çoğunluğu üretim miktarlarını bilseler de, unutmayın ki üretim bir muayenehanenin ne kadar etkin olduğunun değil, sadece muayenehanede yapılan iş miktarının göstergesidir. Bu miktar muayenehanede verilen hizmet çeşitliliğinin yansımasıdır. Ancak üretim ve muayenehanenin başarısının tayin edilmesinde tek başına bir kriter olmamalıdır. Üretim, değerlendirilmesi gereken önemli bir istatistik olmasının yanında, muayenehanenin performansının en iyi şekilde değerlendirilebilmesi için bütçe veya tamamlanmış vaka oranı gibi muayenehane performansına ait diğer istatistikler ile birlikte değerlendirilmelidir. 

Tahsilatlar

Tahsilatlar, tüm muayenehaneler için bir anahtar göstergedir. Aslında muayenehanelerde hastalara verilen fiyatların %98.5’inde daha fazlası tahsil edilmelidir.

Tahsilatlar muayenehanenin finansal sağlığı ve nakit akışı üzerinde oldukça etkilidir. Muayenehanenin finansal sağlığı tahsil edilen paranın miktarına bağlıdır. Nakit akışı da aynı derecede önemlidir.

Yakın bir geçmişte Levin Grubu’nun dört ay boyunca tahsilat yapamayan ve yıllık üretimi yüksek olmasına rağmen (750.000 Amerikan Doları) çalışanlarının maaşlarını ödemek için kredi kullanan bir müşterisi olmuştur. Yapılan incelemede, resepsiyondaki personelin sürekli değişmesi ve hekimin finansal konularda dikkatsiz davranışının tahsilat sisteminin tamamen çökmesine neden olduğu ortaya çıkmıştır.

“...üretim arttığında genel giderler azalır…”

Nakit akışının devamlılığını sağlamak önemlidir. Hizmet verildiği sırada ücretlerin alınması ancak hasta için uygun şartlar söz konusu olduğunda mümkündür. Esnek finansal seçenekler sunulması muayenehaneye para girdisinin sağlanmasını garanti altına alır.

Alacak hesapları

Alacak hesapları düzenli olarak gözdene geçirildiği takdirde bir muayenehanenin finansal durumunun iyi bir göstergesi olabilir. Alacak hesapları incelendiğinde kabul edilebilir oran nedir? Hedef, hizmet verildiği süre içerisinde muayenehanenin alacağının en az %90’ını toplaması olmalıdır. Takip eden 31 gün içinde ise bu oran %98.5 olmalıdır.

Birçok muayenehane alacak hesaplarının kabul edilebilirlik sınırından daha geniş bir dilime yayılmasına müsaade etmektedir. Levin Grubu, muayenehanelerin 60 günden daha uzun bir süre alacaklı durumda kalmamasını önermektedir. 60 günü aşan alacakların %50’si daha sonra da tahsil edilememektedir. Bazı istisnalar dışında, vadesi geçmiş alacakların toplanması çok zor olmakta ve tahsilat daireleri de bu paraları almakta gerçekten etkisiz kalmaktadır.

İşi daha da güçleştiren bir faktör de bazı hastaların borçlu olmaları durumunda, muayenehaneye karşı olumsuz duygular beslemeleridir. Muayenehaneye olan borçları için tasalanmak yerine, ücreti ödememelerine mantıklı bir açıklama aramaya başlarlar. Hastaların tahsilat dairelerine “devredilmelerinden” sonra birçok muayenehaneye yanlış tedavi davaları açılması rastlantı değildir.

Genel giderler

Genel giderler tüm iş kollarında anahtar faktörlerden birisi olup finansal başarıda ve hekimin finansal bağımsızlığında rol oynamaktadır. Genel giderlerin %8-9 oranında azaltılmasındaki başarısızlık hekimin kariyerinde birkaç yıl fazladan çalışması anlamına gelmektedir. Hekimlerin birçoğu üretim arttığında genel giderlerin azalacağı gerçeğinin farkına varamamaktadır. Bunun nedeni yüksek üretim seviyelerindeki genel giderlerin toplam tahsilatlara oranının azalmasıdır.

Genel giderler üretim miktarına bağlı olmayan sabit giderlerden oluşmaktadır (kira, personel giderleri). Değişken giderler üretim miktarına bağlı olarak değişim gösterirler (dental malzemeler, laboratuar giderleri).

Sabit giderler genellikle finansal stres yaratırlar ve doğru şekilde idare edilemez veya kontrol edilmezlerse iflasa neden olabilirler. Sabit giderler, muayenehane çalışsa da çalışmasa da ödenmek zorundadırlar. Muayenehane gelişim gösterdikçe sabit giderler de dikkatli bir şekilde idare edilmelidir. Değişken giderler üretim arttıkça titiz envanter kontrol ve düzenleme sistemleri ile idare edilebilir.

“…esnek finansal seçenekler sunulması muayenehaneye para girdisinin sağlanmasını garanti altına alır…”

Genel giderlerin artışına sebep olan çok sayıda faktör bulunmaktadır. Bunlar arasında yeni materyaller ve teknolojiler ve hekimlerin sahip olmak istedikleri diğer unsurlar sayılabilir. Masrafın kaynağı her ne olursa olsun, genel giderler titizlikle takip edilmelidir. Ayrıca genel giderlere yapılan her ilavenin muayenehane yatırımına olan geri dönüşünden de emin olunması oldukça önemlidir.

Muayenehanelerin %85’inden fazlasında anahtar iş yönetimi stratejileri takip edilerek genel giderlerde %8-9 oranında bir azalma sağlamak güç değildir. Böylece tüm yönetim sistemleri doğru bir şekilde uygulanarak genel giderler %60-61 seviyesinde tutulabilir.

Yeni hastalar

Yeni hastalar her muayenehane için hayati öneme sahiptir. Yeni hasta sayısı muayenehane modeli ve bütçesine bağlıdır. Alışılagelmiş bir muayenehanede, hekimlerin toplam üretimlerinin %40’ı yeni hastalardan sağlanmalıdır.

Yeni hastaların önemini ve etkisini abartmak yersiz olabilir. Bir muayenehane için ideal oran üretim hedefleri ve her yeni hasta için ortalama üretim miktarı gibi ilave faktörlere de bağlıdır. Sayıları her ne olursa olsun, ajandada onlar için vakit bulunmalıdır. Bu basit bir şekilde ajandada yer yer boşluklar bırakılarak üstesinden gelinebilecek bir olaydır. Böylece her zaman için yeni hastalara ayrılacak vakit bulunacaktır.

Diğer dişhekimliği dalları ile uğraşan ve düzenli olarak yeni hasta almayan muayenehanelerde zaman içerisinde durgunluk ortaya çıkacaktır. Bu, aynı zamanda yoğun geçen bir haftanın (ve ayın) ardından durgun geçen bir dönem gibi önceden kestirilemeyen bir çalışma takvimi oluşmasına neden olacaktır.

Her yeni hasta için ortalama üretim

Yeni hasta sayısının yüksek olması tek başına bir muayenehanenin finansal başarısının göstergesi olamaz. Hatta çok sayıda yeni hastanın sadece tek dişi ilgilendiren bir tedavi ihtiyacıyla muayenehanenize gelmesi bunun tam aksi anlamına dahi gelebilir.

Örneğin yeni hastaları hijyen departmanına yönlendiren bir muayenehanenin her yeni hasta için ortalama üretim miktarı, yeni hastaların hekim tarafından kapsamlı bir muayeneden geçirildiği muayenehaneye göre 1/3 daha az oranda olacaktır. Başka bir deyişle, yeni hastaları kapsamlı bir hekim muayenesinden geçirmeden hijyen departmanına yönlendirmek zaman kaybıdır. Bunlara ek olarak, uygun bir “yeni hasta modeli” kullanan bir muayenehane ile aynı üretim miktarını yakalamak için üç kat daha fazla yeni hasta edinmeye çalışmak da etkili bir yol değildir.

Hekimlerin büyük bir çoğunluğu iki-aşamalı tanı ve tedavi planlaması ile finansal düzenleme uygulamasının önemini veya vaka örnekleri göstererek karar verme anahtarlarını harekete geçirmenin gerekliliğini kavrayamamaktadır. Yeni hastalardaki yaklaşım basit bir şekilde “ihtiyaç duyulan tedavilerin yapılması” şeklindedir ve bu her yeni hasta için ortalama üretim miktarının düşmesiyle sonuçlanır. Bu yüzden her yeni hasta için ortalama üretim miktarı bir anahtar performans göstergesi olarak düzgün bir yöntem izlemelidir.

Her hasta için ortalama üretim

Her hasta için ortalama üretim miktarı, muayenehanenin sunduğu ve gerçekleştirdiği tedavi seviyesinin tam bir göstergesidir.

Genel dişhekimliği uygulamaları gerçekleştirilen muayenehanelerde tek dişi ilgilendiren tedavi uygulaması miktarı oldukça yüksektir. Levin Grubu’nun elindeki verilere göre, tüm hasta tedavilerinin %81’i tek dişi ilgilendiren uygulamalardır. Bu değer, son yirmi yıl içerisinde sadece %6 oranında düşüş göstermiştir ve dişhekimliğinin etkin olamayan bir yöntem izlediğini, ayrıca tanıda gözden kaçırma oranının yüksek olduğunu göstermektedir. Levin Group Methot (Levin Grubu Metodu), tüm hasta tedavilerinin %55-60’ının tek dişi ilgilendiren uygulamalar olması gerektiğini belirtmektedir.

Hedef kusursuz tanı ve vaka örneklemesi ile her hasta için ortalama üretim miktarını arttırmaktır. Günümüzde muayenehanelerdeki yüksek hasta sayısı nedeniyle birçok hekim basit bir şekilde kırık ya da çürük bulunan dişler veya sağlığını yitirmiş dişetleri gibi dişhekimliği uygulamalarına yoğunlaşmaktadır. Ancak aynı hastalarda tam bir muayene yapıldığı takdirde çok sayıda farklı tedavi  ihtiyacı belirlenebilir.

Bu hedefe ulaşılmasında hekimi, hijyenisti, finans ve sigorta koordinatörünü ve randevu koordinatörünü içeren kapsamlı bir tanı sistemi oluşturulması önemlidir. Uygun protokolü izleyen muayenehanelerin her hasta için ortalama üretim miktarları, benzer hasta gruplarına sahip diğer muayenehanelerden %200, hatta %300’e varan oranlarda daha fazla olacaktır.

Sonuç

APG’ler tüm iş kollarında olduğu gibi dişhekimliği işletmelerinde de önemlidir. Maalesef bir çok hekim muayenehanelerinin durumunu değerlendirebilmek için gerekli olan bu yedi APG’leri tam olarak değerlendirmesi ile mümkün olacaktır.

Her muayenehane APG’lerini ve hedeflerini net bir şekilde belirlemelidir. Dişhekimi, işletmesinin genel ve finansal durumunu sürekli takip etmelidir. Bunun gerçekleşmesi ise her APG için tayin edilen hedeflerin sürekli izlenmesi ile mümkün olacaktır.

Roger Levin