Yedi Aşamada Genel Giderlerinizin Dizginlerini Elinize Alın

“Yıllık işletme planı konsepti ile tanıştığımda, önemini tam olarak anlayamamıştım. Şu anda, Insight Solution ile on yıl süresince gerçekleştirdiğimiz yıllık planlama toplantılarından sonra, yıllık plan olmadan kendimi tamamen tedariksiz hissedeceğimi düşünüyorum. Yıllık işletme planı, genel giderlerinizin dizginlerini elinize almanın ve hayallerinizdeki muayenehaneyi yaratmanın yoludur.” (Paul D. Ellington, DDS, Potomac Falls, VA)

Genel giderlerinizin dizginlerini elinize almanızda yıllık planlama ve hedef belirlemenin önemini etkili bir şekilde özetleyen Dr. Ellington’a teşekkür ediyoruz. Bu zaruri aşama olmadan, hekimler çoğu zaman beklenmeyen masraflar ve gerçekçi olmayan beklentilerin ağırlığı altında bocalayacaklardır.

Bu şekilde olmak zorunda değil. “Planlama” ve “hedef belirleme” düşüncesi çoğunuzun kalbinin sabırsızlıkla çarpması yerine şekerleme düğmesine dokunmanıza neden olsa da, gerçek şudur ki – aslında o kadar da zor değil! Daha da iyisi, genel olarak bunu bir gün ya da daha kısa bir zamanda gerçekleştirebilirsiniz.

Bunun karlılığınızı arttırmak ve finansal belirsizliği azaltmak için makul bir süre olduğunu düşünüyorsanız, gerçekten sonuç verecek olan yedi aşamalı bir prosesin ayrıntılarını öğrenmek için lütfen okumaya devam edin.

Aşama 1: Kar & Zarar (K&Z) Raporunuzu Analiz Edin

Herhangi bir hekimin giderlerini başarılı bir şekilde denetleyebilmesi için, öncelikle genel giderlerin kapsamını doğru bir şekilde tespit etmesi gereklidir. İşletme masraflarını kapsar. Ev için satın alınan tablolar, maç biletleri ve aile fertleri için muayenehane vasıtasıyla ödenen sağlık sigortası primleri gibi kişisel masrafları kapsamaz. Bu masraflar bireyseldir ve Hekim Maaşının bir parçası olarak düşünülür.

Kar & Zarar bir vergi aracı olduğundan, K&Z için giderin üretim ile değil tahsilat ile mukayese edilmesi gerektiğinin unutulmaması önemlidir. Gerçek giderler, işletme masraflarının tahsilatla değil üretimle karşılaştırılması ile tayin edilir.

Not: K&Z’nizi analiz ederken, toplam giderlerinizden amortismanı düşmeyi unutmayın. Bu öğe vergi indirimidir, gerçek masraf değildir. Aynı zamanda kredi miktarlarının anapara ve faizi kapsadığını da doğrulayın. (Tipik olarak, sadece faiz K&Z’ye kaydedilir).

“Yıllık işletme planı, hayallerinizdeki muayenehaneyi yaratmanın yoludur.”

Gerçek masraflarınızı belirledikten sonra, giderlerinizi üretime bölerek genel gider yüzdenizi hesaplayın, örneğin:

Yıllık Üretim: $750,000

Gerçek Masraflar: $425,000

(Hekim Maaşları hariç)

Gider: %56.67

Genel olarak “sağlıklı” olarak nitelendirilebilmesi için gideriniz %45-65 aralığında olmalıdır.

Aşama 2: Gelecek Yılın Masraflarını Tahmin Edin

Güncel muayenehane gideriniz ile donanımlı olarak, artık önümüzdeki 12 ayın masraflarını tahmin etmek üzere 2. Aşama için hazırsınız.

Başlangıç olarak: Her bir masrafı sabit ve değişken olmak üzere sınıflandırın. Kira veya sağlık sigortası primleri gibi sabit masraflar üretim ne olursa olsun ayı kalır. Laboratuar ve dental malzeme masrafları gibi değişken masraflar üretime bağlı olarak dalgalanma gösterirler. Her bir kategoriyi gözden geçirin ve neyin değiştirilip neyin değiştirilmemesinin uygun olduğunu belirleyin. Bitirdiğinizde hesaplarınız şuna benzer olacaktır:

Toplam sabit masraflar: $594,625

Toplam değişken masraflar: %15

Toplam masraf: $703,696

Aşama 3: Yeni Üretim Hedefinizi Belirleyin

Şu anda, yeni 12 aylık tahmini üretim hedefinizi belirlemeye hazırsınız. Ancak bunu gerçekleştirmeden önce gerçekçi bir tahsilat yüzdesi hedefi üzerinde karar kılmalısınız. Aşağıdaki hesaplamada üretiminizin &98’ini tahsil edeceğiniz farz edilmiştir. Bu, ulaşabileceğiniz ve ulaşmayı ümit edebileceğiniz bir hedeftir.

Toplam masraf: $703,696

Gerekli olan toplam üretim: $718,057

Aşama 4: Çalışma Günlerini Belirleyin

Şimdi yıl boyunca kaç gün çalışacağınızı belirleyin. Tatilleri, sürekli eğitim seminerlerini ve bonus günleri göz önünde bulundurun. Hijyen günlerinin yanı sıra hekim günlerini de belirleyin. Hesabınız şuna benzer olacaktır:

Ay: Ocak

Hekim Günlerinin Sayısı: 15

Hijyenist Günlerinin Sayısı: 18

Şubat – aralık ayları için de aynısını yapın. Rakamları toplayın. Örneğin:

Toplam Hekim Günü Sayısı: 185

Toplam Hijyenist Günün Sayısı 200

Aşama 5: Hijyen Üretim Hedeflerini Saptayın

Hijyen üretim hedefleri hekim hedeflerinden önce belirlenir, çünkü hijyen üretim miktarının ve günlük görülen hasta sayısının önceden tahmin edilebilmesi daha kolaydır.

Bu hesaplamaya başlamadan önce: Geçen 12 ayın ortalama günlük (veya saatlik) hijyen üretimini belirleyin. Bu örnekte, 12 aylık ortalama olarak $900/gün kullanılmıştır.

Gelecek yıl için akla uygun ortalama aylık ve yıllık hijyen üretimi hedefleri belirlemek için bu rakamı kullanın. Örneğin, geçen yılın ortalaması $900/gün ise fiyat artışı ve üretim artışına istinaden gelecek yıl için $950/gün makul müdür?

Hedef olarak $950/gün rakamını kullanarak, hijyen departmanında bu hedefe ulaşmanıza yardımcı olacak gerçekçi bir gün yaratın. Profilaksi (yetişkin ve çocuk), diştaşı temizliği ve kök yüzeyi düzleştirmesi, periodontal sağlığın idamesi, florür, periyodik kontroller ve örtücüler gibi tüm genel prosedürleri hesaba katın. Her bir kategori için günlük ortalama prosedür miktarını tahmin edin ve her birine günlük bir değer tayin edin. Taslağınız şuna benzer olacaktır:

Prosedür: Yetişkin Profilaksisi Ortalama günlük prosedür sayısı/gün:6

Fiyat: her biri $70

Toplam/gün: $420

Diğer prosedürleri de ayrı ayrı listeledikten sonra aylık (aşağıdaki gibi) ya da yıllık olarak toplayın. Bizim örneğimizde, günlük toplam üretim ortalama $950’dır.

Ay:Ocak

Çalışma günü sayısı: 18

Üretim/gün: $950

Aylık üretim: $17,100

Şubat – Aralık ayları için de aynısını yapın. Rakamları toplayın. Örneğin:

Toplam çalışma günü sayısı: 200

Ortalama üretim/gün: $950

Toplam yıllık üretim: $190.000

Hijyen hedefleri saptandıktan ve yıllık hijyen üretimi hesaplaması tamamlandıktan sonra bu toplam gerekli toplam üretimden çıkartılır. Elde edilen rakam, hekim üretim hedefinin belirlenmesinde çıkış noktasıdır.

Aşama 6: Hekim Üretim Tahmini Taslağı

Artık şu formülü kullanarak Hekim Üretim Hedefi’ni belirlemeye hazırsınız:

TOPLAM işyeri üretim hedefi: $718,057 (yukarıdaki 3. aşamadan)

ESKİ toplam yıllık hijyen hedefi: $190,000 (yukarıdaki 5. aşamadan)

EŞİTTİR gerekli hekim üretimi: $528,057

Yukarıdaki 4. aşamada hesaplanan 185 hekim çalışma gününe ve $528,057 tutarındaki gerekli yıllık üretime istinaden gerekli günlük hekim üretimi günde $2,854 olup şu şekilde hesaplanmıştır: $528,057 tutarındaki gerekli üretim / 185 çalışma günü = $2,854/gün.

Bu makul ve gerçekleştirilebilir midir? Geçen 12 ay için hekimin ortalama günlük üretiminin $2,675/gün olduğunu farz edelim. Geçen yılın üretimine dayanarak, $2,894 tutarındaki yeni günlük üretim hedefine ulaşılması için gerekli olan miktar gerçekçi değilse ve önümüzdeki yıl için değişiklikler yapmak istiyorsanız, şunları göz önünde bulundurun:

·          Masrafları azaltın

·          Fiyatları arttırın

·          Çalışma günlerinin sayısını arttırın

Aşama 7: Gelecek Yıl İçin Eylem Planı

Hedeflerinize ulaşmak istiyorsanız, yapılacak işleri listeleyerek takip etmek için basit bir Eylem Planı Taslağı oluşturun. Taslağınız sadece şu bilgileri içermelidir:

·          Kim?

·          Ne?

·          Ne zaman?