Dişhekimleri muayenehaneleri için büyük teknolojik ürünler satın aldıklarında çoğu zaman ihtiyaç duyacaklarına inanırlar. Ancak bu harika yeni donanım, yazılım ya da son teknoloji ürünü muktedir olduğunun %10-30u gibi son derece düşük bir randıman gösterir.
Peki ekip elemanlarınız günlük %10-20 gibi düşük bir performans gösterse? Başlıklarınız %20 güçle çalışsa? Ya da muayenehanenizin aydınlatması %10a düşürülse? Bunu tolere edebilir misiniz? Tabii ki hayır! Nihayet muayenehanedeki teknolojik ürünlerin verimliliği söz konusu olduğunda etkin olmama, performans düşüklüğü ve düşük kazanç getirisi gündeme gelecektir.
Tipik olarak, hekim ve ekibi en azından kısa bir süre için de olsa isteksiz bir şekilde cihazı kullanmaya çalışacaklardır. Fakat bu yeni teknolojik oyuncak çok geçmeden bir odanın köşesinde beklemeye mahkum olacaktır. Ya da belki bir dolap köşesinde gittikçe büyüyen alet iskeleti yığınının arasındaki yerini alacaktır. Personelin, etkin bir şekilde kullanmayı bilmedikleri işletme yönetimi yazılımlarını ihtiyaçlarını karşılamadığı gerekçesiyle kullanmaktan vazgeçmesi de ender değildir.
Yatırımdan Maksimum Kazancın Temin Edilmesi
Her bir yeni teknoloji ürünü ve yazılımından %100 kazanç sağlamayı nasıl garanti edebilirsiniz? Ürünün yarısı yerine paketin tamamını satın aldığınızdan emin olmakla işe başlayın. Açıklamama izin verin.
Dişhekimleri olarak sözler, usta hekimler ve olağanüstü problem çözücülersiniz. Ne yazık ki, bu alanlarda çok etkin olduğunuzdan sıklıkla her ürünün ya da cihazın nasıl kullanılacağını çözeceğinize inanırsanız. Yoğun programınızın arasında zaman yaratıp personeli de eğitip ustalaştırmayı planlarsınız.
Muayenehanede esas üretici, genel müdür ve bazı durumlarda insan kaynakları müdürü olarak sizin bilgi/uygulama teknolojileri asbaşkanlığını ve şirket eğitimciliğini yürütecek zamanınız yoktur. Sonuç olarak, eğitime para harcamayan çok sayıda dişhekimi sadece sistemlerini fiilen kullanışsız hale getirmek için yeni teknoloji ve yazılımlara on binlerce dolarlık yatırım yapmaktadır.
Personeli eğitmek için harcama yapmak niyetinde olan dişhekimlerinin çoğu ise üretim sürecini kısıtlayacağı korkusuyla eğitimin birkaç günlük süreye sıkıştırılması konusunda ısrar edecektir. Bununla birlikte, eğitimin personel elemanlarının sistemin bir unsurunu iyice öğrendikten sonra diğerine geçmesine izin verecek şekilde ilk bir yıl süresince 6-8 haftada bir gerçekleştirilmesi daha sağlıklı olacaktır.
Teknoloji bütçesini eğitim masraflarını karşılamayacağınız şekilde yüksek tutmak yerine, muayenehanenin bu yatırımdan gerçekten yarar sağlayabileceği bir plan geliştirmeniz daha yerinde olacaktır. Ekibiniz ile birlikte teknolojiyi muayenehanenize en etkin şekilde entegre edebileceğiniz kademeli bir yaklaşım belirleyin:
1. Muayenehane için bir teknoloji vizyonu belirlemekle işe başlayın. Muayenehanenizde teknoloji nasıl kullanmak istiyorsunuz? Hastalarınızın teknolojiden ne şekilde istifade etmelerini istiyorsunuz?
2. Teknoloji envanterinizi oluşturun. Donanım, yazılım ve ağ olanakları bakımından elinizde neler olduğunu dikkatle gözden geçirin.
3. Önceliklerinizi belirleyin. Teknoloji maliyetleri önemli derecede düşmüş olmakla birlikte bir çok muayenehane için hala önemli bir yatırım olmayı sürdürmektedir.
4. Her şeyi bir çırpıda gerçekleştirmeyi denemeyin. Teknolojiyi kademeli olarak entegre etmeyi planlayın.
5. Personeli eğitin.
6. Teknoloji için düzenli bütçe ayırın.
Akıllı Planlama ve Satın Alma
Yeni dental teknolojiler heyecan ve umut verici olduğundan çek defterinizi ya da kredi kartınızı çıkarmadan önce bir teknoloji planı ve bütçe yapmanız Greklidir. Plan yapılmaması durumunda bunun en son modeli, şunun en iyi modeli derken bir araya geldiklerinde verimli olmayan bir devre ve mikro işlemci yığınından başka bir şey ifade etmeyen mükemmel bir ekipman topluluğuna sahip olunması kaçınılmazdır.
Dişhekimleri çok defa belirli bir ekipmanın spesifik özelliklerinin etkisinde kalırlar ve bu yeni parçanın mevcut platforma ne kadar uyacağı hatta uyup uymayacağı üzerinde düşünmezler. Sonuç, hayal kırıklığı ve verimsizliktir.
Öte yandan, teknolojiyi nasıl kullanacaklarını muayenehanenin diyagnostik kapasite ve tedavi kabulünü iyileştirmesine imkan tanıyan hasta ve muayenehane bilgilerinin akışından işletme yönetimi yazılımı, klinik yazılım ve donanıma kadar tam olarak planlayan muayenehaneler yönlerini çoktan daha yüksek kazanç ve daha fazla üretime giden yola doğru çevirmişlerdir. Ayrıca bu muayenehaneler bir bütçeye sahip olup buna uymaktadırlar.
Bütçe olmaması durumunda, teknoloji nakit gideri kısa sürede büyük bir yük haline gelir. Yeterli olan miktar nedir? Ben, muayenehanelerin yıllık brüt gelirlerinin yaklaşık %5ini işletme ve klinik teknoloji için ayırmalarını öneriyorum. İşletme kısmında olmalıdır. Bu hesaba göre, muayenehaneler şunları satın alabilmelidir:
1. Her 36-48 ayda bir yeni bilgisayar donanımı.
2. İşletme yönetimi yazılımı, düzenli güncellemeler ve sınırsız telefon desteği.
3. Yerinde profesyonel teknik donanım ve ağ kurulumu ve bakımı
4. Yıllık minimum 16 saat yerinde yazılım eğitimi.
Elinizde Olanı Kullanın
Yatırımı yaptığınıza ve ekibinizi gerektiği gibi eğittiğinize göre artık teknolojiyi, özellikle de işletme yönetimi yazılımını, etkin bir şekilde kullanmanın zamanıdır. Anahtar sistem raporlarına kolaylıkla girmek için bunu kullanabilirsiniz.
Öncelikle, Alacak Hesapları Raporu. Bu; hastaların, sigorta şirketlerinin ve diğer üçüncü şahısların muayenehaneye olan borçlarının toplam tutarını gösterir. Alacaklar, hiçbir zaman bir aylık üretimden daha yüksek olmamalıdır. Bazı yazılım programları, eski hesapların hasta borçları ve sigorta şirketi borçları olmak üzere ayrıldığı alacak hesapları raporları çıkarmaktadır. Bu tutarları toplayarak tam bir rakam elde edin. Rapor; bakiyesi olan tüp hesapları, son ödemenin yapıldığı tarihi ve ödemenin hasta tarafından mı yoksa bir başkası tarafından mı yapıldığına dair bir not içermelidir.
Yazılım, alacakları şu şekilde de ayırmalıdır: Cari sütunu son 29 gün içindeki tahsil edilmemiş hasılatı gösterir. Aylık minimum %45 nakit ödeme tahsil edilmesi ve cari sütununda bekleyen sigorta ödemelerinin %55i geçmemesi hedeflenmelidir. Rapor; geçmiş vadeli 30, 60 ve 90 günlük hesap dökümü vermelidir.
Son olarak, 90 günü geçmiş tüm borçlar toplanmalıdır. Oran, toplam alacakların %15inden fazla olmamalıdır. Alacaklarınızın miktarının aylık kazancınızı geçmemesi, söze ve mali koordinatörünüze aşağıdakilerden birinde ya da daha fazlasında potansiyel problemler bulunduğunu gösteren bir kırmızı bayraktır:
· Fatura sistemi
· Mali politika
· Mali düzenlemelerin sunulması
· Tahsilat sistemi
· Sigorta sistemi
Alacak hesapları raporu hekime ve personele muayenehaneye ilişkin yararlı bilgiler sağlamaktadır. Örneğin, mali koordinatör tahsilat için gerekli telefon görüşmelerini yaparken alacak hesapları bilgilerini kullanır.
Hasta Akışı
İşletme yazılımından en iyi şekilde yararlanılması üretim raporu ile birlikte hasta retansiyonunu da yakından izleyebilmenize imkan tanıyacaktır. Randevu koordinatörünüz her ay son 12 ayın raporunu çıkartacaktır. Rapor, spesifik olarak geçen yıl boyunca muayenehanenizde kaç yeni muayene gerçekleştirildiğini gösterecektir. Bu rakamı kaydedin.
Daha sonra aynı zaman süreci için recall/devam eden tedavi raporu çıkartın. Geçen 12 ay süresinde muayenehanenizde tedavi gören hasta sayısını elde edeceksiniz. Bu rakamı kaydedin. Örneğin, sonuçlar 300 yeni hasta ve 350 sürekli hasta şeklinde. Hasta akışınızı etkin bir şekilde hesapladınız.
Daha da önemlisi, artık tam olarak kimlerin tekrar randevu almadığını bildiğinize hasta reaktivasyon stratejinizi yürürlüğe koyabilirsiniz. Bilgilerin tam olarak toplanıp gözden geçirilmesinin sağlanması için hasta kayıtlarını tutan kişinin yeni muayeneler için belirli bir kod kullanması şarttır.
Sistem, randevusuz olarak gerçekleştirilen tedavilerin izlenebilmesi için Randevusuz Tedavi Planı Raporu da sağlayacaktır. Tüm tedavi planları tedavi koordinatörü tarafından sisteme girilmelidir. Aylık rapor çıkartılarak tedavi planı kabulünün değerlendirilmesi için şunlar gözden geçirilmelidir:
· Raporu geçen ayın raporu ile karşılaştırın
· Randevusuz olarak gerçekleştirilen tedavilerden elde edilen toplam geliri karşılaştırın.
· Plan olarak kabul edilmiş fakat henüz randevu verilmemiş tedavilerden elde edilecek toplam geliri karşılaştırın.
· Gelinmeyen randevuların yarattığı zarar oranlarını karşılaştırın (bazı işletme yönetimi yazılımlarında mevcuttur).
· Eski tedavi planlarını temizleyin.
Piyasadaki diğer ürünler için de geçerli olduğu gibi, teknolojik yazılım ve donanımlar söz konusu olduğunda ödediğinizin karşılığını alabilmek için planlı ve akılcı yatırımlar yapmanız gerekmektedir. Bir plan oluşturulmalı, bir bütçe belirlenmeli ve teknolojiden en iyi şekilde yararlanılabilmesi için ekibin profesyonel olarak eğitilmesi sağlanmalıdır.
