Stratejik planlama

Dr. Parsons kaygılıydı. Üretimi bir önceki yıla oranla % 15 düşmüştü. İmplant pratiği de yakın zamana kadar o alanda çalışan sadece iki klinikten biri idi. Yılda yaklaşık 800,000-850,000 dolar kazandığı, rekabetçi olmayan ortamın keyfini sürüyordu. Herhangi bir referansa dayalı pazarlamaya ya da konsültasyona çok az prim veriyordu. Gerçekte kendisi de pratiğinde yönlendirmenin idealden az olduğunun farkında idi.

Son 5 yılda birkaç yeni implant cerrahı bölgeye taşındı. Bunlardan ikisi implantlar üzerine uzmanlaşmış periodontologlar olup özel muayenehanelerini açtılar. Diğer iki klinik daha büyük kurumların şubeleri olarak açılmış olup bunlardan biri lokal gazetelerde implant reklamları yapan büyük bir gruba aitken diğeri hastası bol olan bir oral cerrahın ikinci yeriydi. Dr.Parsons işlerinin azalmakta olduğu korkusunu yaşamaya başladı. Acaba gelecek yıl işleri % 15 daha mı az olacaktı? On yılı aşkın bir süredir Dr Parsons küçük göldeki büyük balık olmanın keyfini sürüyordu ve şimdi kendisini son derece rekabetçi bir ortamın tam ortasında bulmuştu.

Eski bir hastasına rastladığı an Dr.Parsons için uyanma ziliydi. Bayan Nelson 15 yıl önce muayenehane açıldığından beri onun hastasıydı. Geçenlerdeki implant konsültasyon randevusunu iptal etmiş ve kayıtlarının yakınlardaki bir başka doktora gönderilmesini istemişti. Dr. Parsons onu süpermarkette gördüğünde ona ne diyeceğinden emin olamamıştı. Bn Nelson gibi başka hastaları da kliniğini terketmeye başladığında artık farklı birşeyler yapması gerektiğini biliyordu.

Dr Parsons rekabetçi çevresindeki değişiklikleri farketmemişti. Bölgedeki en önemli ve yoğun klinik olarak kalacağını düşündüğünden herhangi bir stratejik planlama yapmamıştı. Şimdi ise işleri tekrar yoluna koymalıydı. Eğer Dr Parsons rekabetin çetinleşeceğini görebilseydi eski hastalarını tutmak ve yeni hastalar kazanmak için aktif bir şekilde strateji geliştirebilirdi. Bunun yerine ‘yakalamaca’ oynamak zorunda kaldı.

Dr.Parsons’un yaklaşımı ne yazık ki son derece tipik. Levin Grubunun yerleşik kliniklerde sıkça karşılaştığı bir senaryo.

Stratejik Planlama

Öngörü  kritik bir iş yeteneğidir ve stratejik planlamanın anahtar bileşenidir. Stratejik planlama  geleceğe bakabilme ve pratiğiin yönünü değerlendirebilme yeteneğidir. İyi liderler pratiklerinin mevcut durumunu inceler ve bir aksiyon yolu planlar.

Stratejik planlamanın etkin olabilmesi için doktor ‘ofis dışı’ düşünmeye yatkın olmalıdır. İşinizin lideri olarak yönünüzü belirlemek için gereken zamanı harcamaya istekli olmalı, gelecekteki ihtiyaç ve tehditleri öngörebilmeli ve 3, 5 ya da 7 yıl sonra işinin ne aşamada olacağını tahmin edebilmelisiniz.

SWOT analizi

Geleceği planlamak için her işletme mutlaka SWOT analizine tabi olmalıdır. SWOT strength (güçlülük), weakness (zayıflık), opportunities (fırsatlar) ve threats (tehditler) kelimelerinin baş harflerinden oluşur. Ayrıntılı bir SWOT analizinin önemi gözardı edilemez. Aslında iş transformasyonu sürecine başlamak için Levin Grup implant konsültasyonu deneyiminin başında gelecekteki büyüme için bir yol haritası oluşturmak amacıyla derinlikli bir SWOT analizi uygulamaktadır.

Bu analiz sizin hem kişisel hem de profesyonel amaçlarınızı dikkate alarak yapılmalıdır. SWOT analizi uzun dönem başarısını sağlayan veya katkıda bulunan iç ve dış faktörlerin tespitinde kullanılan bir araçtır. SWOT analizi dört unsurdan oluşur:

1.    Strengths (Güçlü yanlar)

Stratejik sürece pozitif yanlarınızı yansıtarak başlayın. Pratiğinizin nerelerde güçlü olduğunu tespit edin ve bu yönlerinize yatırım yapın. Tüm mevcut pratik kaynaklarınızı kullanmanın en iyi yolunu ortaya çıkarın. Güçlü taraflarınızı belirlemek için şunları inceleyin:

·         Hastalar

·         Refere eden doktorlar

·         Müşteri hizmeti

·         Operasyonel sistemler

·         Yazılım

·         Liderlik

·         Vakaların kabulü

·         Ofisin gelirleri, birikimler, karlar

·         Uzun dönemli büyüme

2.       Weakness (Zayıf yanlar)

En iyi kliniklerin bile bazı zayıf yanları vardır. Tekrar klinik sisteminize bir göz atın. Hastalarınızdan hiç şikayet var mı? Ekibinize işinizi geliştirmenin yolları hakkında sorular sorun. Geri bildirimleri işinizi bir üst aşamaya taşımak için bir fırsat olarak değerlendirin. Bu analizi yaparak zayıflıklarınızı güçlü olduğunuz tarafa çevirebilirseniz. İncelenmesi gereken bazı alanlar:

·         No-show (hastanın habersiz olarak gelmemesi)

·         Referanslar

·         Genel giderler

·         Eğitim

·         Hasta kaybı

·         Açık hesaplar

·         İş hacmi

·         Pazarlama

 3.       Opportunities (Fırsatlar)

Kliniğinizin fırsatları nelerdir? İki ünit daha eklenirse işinize faydası olur mu? Yenileme yapma zamanı mı? Bir ortak almayı düşünmenin zamanı geldi mi? Bu olasılıklar önceden analiz edilmelidir ki fırsat geldiğinde yatırım yapabilmeye hazır olun. Değerlendirilmesi gereken alanlar:

·         Büyüme

·         Ek yer

·         Ek çalışan

·         Daha az çalışma süresi

·         Gelişmiş sistemler

·         İlave ortak(lar)

·         Yeni refere eden doktorlar

·         Bir rakibin kliniğini almak

Eğer en eski ekip üyeniz birden işten ayrılırsa ne olur? Birkaç metre ötede yeni bir implant merkezi kurulursa peki? Doğal bir afet kliniği vurursa ya? Bunlar önceden görüp karlılığınızı ve kliniğinizin geleceğini korumak için dikkate almanız gereken durumlar. Zayıflıklarınız gibi tehditler de yüzleşmek istemediğiniz durumlar, ama şimdiden hazır olmak sizi potansiyel problemlerden korur. Kariyeriniz boyunca bu tehditlerden biri veya birkaçıyla karşılacaksınız:

·        Yeni bir rekabet

·        Ekibinizin değişmesi

·        Hastalıklar

·        Ekonomik sıkıntılar

·        Kaynakların kaybı

·        Doğal afetler

·        Sigorta gelirlerinin düşmesi

·        Leasing sorunları

·        Mesleki hatalar

·        Kötü itibar

SWOT analizi toplumda kliniğinizin yerini anlamanız kadar uzun koşunuzda büyümenizi ve başarınızı temin etmenin en iyi yollarını bulmanıza da yardımcı olur.

Doğru işletme sistemleri ve referansa dayalı pazarlama ile Dr Parsons kliniğini tekrar çevirebilir. Levin Grup benzer durumdaki diğer implant doktorlarının referansa dayalı pazarlamalarını arttırdığı ve sonuçta mevcut dişhekimlerinden daha fazla hasta geldiği ve bu gruba yeni hekimlerin eklendiğini tespit etmiştir. İşletme modellerinin yeniden tasarlanması ve müşteri hizmeti kalitesinin arttırılması Dr.Parsons’un daha etkili ve hastalarının ağzını açık bırakacak şekilde çalışmasını mümkün kılar.

Stratejik planlama profesyonel ve kişisel geleceğinizi çizmeye yardımcı olur. İleri doğru harekete geçmeden önce mevcut güçlü yanlarınızı, zayıflıklarınızı, fırsatları ve tehditleri doğru bir şekilde değerlendirmeniz gerekir. Stratejik planlama yapmadan önce Dr Parsons gibi bir krizin kapınızı çalmasını beklemeyin. SWOT analizi uygulamanız gelecekteki ihtiyaç ve tehditleri öngörebilmenizi mümkün kılar.

Roger P. Levin, DDS

Yazar hakkında

Dr Roger Levin dental pratik işletmeleri hakkında müşterileri ve ortaklarına yaşam boyu hizmet sunan bir danışmanlık firması olan Levin Grup CEO’sudur. 1985 yılından beri Levin Grup tek bir misyon yüklenmiştir – dişhekimlerinin hayatını iyileştirmek.

Levin Group Inc.

10 New Plant Ct.

Owings Mills, MD 21117

Tel. 888.973.0000; 410 – 654 – 1234

e-mail: [email protected]